OBAVIJEST KANDIDATIMA O OBRADI PODATAKA (Applicant Notice On Data Processing)

OBAVIJEST KANDIDATIMA O OBRADI PODATAKA

Ova obavijest kandidatima o obradi podataka („Obavijest“) će Vam pružiti informacije o našim aktivnostima obrade podataka vezano za pojedinačne podatke o kandidatima koji se prijavljuju za mjesto u nekoj tvrtki iz Transcom grupe.

I.    INFORMACIJE O KONTROLORU

Važeće kontakt podatke Transcom entiteta za slobodno radno mjesto za koje se prijavljujete možete pronaći ovdje: http://www.transcom.com/  („Transcom“ ili „mi“). Transcom je kontrolor podataka s obzirom na aktivnosti obrade podataka navedene u ovoj Obavijesti.

II.    VAŠI OSOBNI PODACI / SVRHE I PRAVNA OSNOVA OBRADE

Obradit ćemo Vaše osobne podatke koje smo prikupili od Vas ili ovlaštenih trećih strana (tj. agencija za zapošljavanje) tijekom procesa prijave i razgovora za posao.

1.    Kategorije osobnih podataka

Kategorije osobnih podataka koje obrađujemo su slijedeće („Osobni podaci“):

  • Puno ime i prezime, spol, kontakt podaci (adresa, telefonski broj, e-mail adresa), mjesto i godina rođenja;
  • Profesionalno i obrazovno iskustvo;
  • Jezične vještine;
  • Mogućnost rada u zemlji u kojoj se prijavljujete;

i

  • Sve ostale informacije koje su u Vašem CV-u, motivacijskom pismu i/ili dokumentima koje prilažete s Vašom prijavom i/ili tijekom razgovora za posao.

Pribavljanje Osobnih podataka je nužno kod odlučivanja hoće li se s Vama potpisati ugovor o zaposlenju (odluka o zaposlenju). Pribavljanje Osobnih podataka je na dobrovoljnoj bazi. Međutim, ako ne priložite Osobne podatke, proces prijave može biti odgođen i/ili možemo odbaciti Vašu prijavu.

2.   Svrhe obrade

Vaše osobne podatke obrađujemo u onoj mjeri koja je dopuštena ili nužna u skladu s primjenjivim zakonom, u sljedeće svrhe. Nadalje, Transcom se oslanja na sljedeće pravne osnove za obradu vaših Osobnih podataka:

Svrhe obrade

Pravna osnova

Utvrđivanje prikladnosti za poziciju za koju se prijavljujete kao dio procesa prijave.

  • Obrada vaših osobnih podataka je nužna kako bi se utvrdilo da li će biti sklopljen ugovor o radu i temelji na članku 6. paragraf 1lit. b) OUZP-a i odgovarajućih odredbi u lokalnom zakonu o zaštiti podataka koje se odnose na (pred) radni odnos.

Zaštita Transcomovih pravnih interesa, posebno pri obrani od pravnih zahtjeva.

  • Obrada je nužna zbog svrha legitimnih interesa za kojima ide Transcom (članak 6(1)(f) OUZP-a)  kako je naznačeno u prvom stupcu.

Pridržavanje primjenjivih zakona i zahtjeva prije zaposlenja zajedno s primjenom tih zahtjeva, kao što su zakoni o zapošljavanju i imigraciji.

  • Obrada je nužna zbog sukladnosti s pravnom obvezom kojoj je Transcom podložan (članak 6(1)(c) OUZP-a).
  • Obrada je nužna zbog svrha legitimnih interesa za kojima ide Transcom (članak 6(1)(f) OUZP-a)  kako je naznačeno u prvom stupcu.

Odgovaranje na, i pridržavanje zamolbi i pravnih zahtjeva nadzornih tijela ili drugih tijela u Vašoj domovini ili izvan nje

  • Obrada je nužna zbog sukladnosti s pravnom obvezom kojoj je Transcom podložan (članak 6(1)(c) OUZP-a).
  • Obrada je nužna zbog svrha legitimnih interesa za kojima ide Transcom (članak 6(1)(f) OUZP-a)  kako je naznačeno u prvom stupcu.

III.    PRIJENOSI PODATAKA I PRIMATELJI

1.   Primatelji

Drugim članicama grupe: Možda ćemo poslati Vaše Osobne podatke drugim strankama, kao što je dopušteno člankom 6. Paragrafom 1. Lit. F) OUZP-a zbog Transcomovih pravovaljanih interesa (tj. u vidu naše globalne strukture kako bi se omogućilo globalno zapošljavanje i omogućilo svim relevantnim menadžerima i regruterima koji su možda  u različitim tvrtkama Transcom grupe da pregledaju prijavu).

Treće strane: Transcom i / ili druge tvrtke Transcom grupe mogu također prenijeti Vaše podatke vladinim agencijama i nadzornim tijelima, sudovima i državnim tijelima, sve u skladu s primjenjivim zakonom na temelju članka 6. (1)(c) ZOUP-a i vanjskim savjetnicima koji djeluju kao kontrolori (npr. odvjetnici, računovođe, revizori itd.) temeljem članka 6. (1) (f) OUZP-a

Pružatelji usluga (unutar i izvan Transcom grupe): Transcom sklapa ugovore s pružateljima usluga koji su treće stranke ili s ostalim tvrtkama iz Transcom grupe kao dio svog uobičajenog poslovanja kako bi mogao obaviti određene zadatke vezane za ljudske resurse ili zadatke vezane uz IT, globalno upravljanje ljudskim resursima (tj. globalno novačenje, kako bi pružili sigurne globalne sustave i mreže kao davatelj usluga tvrtkama u Transcom grupi gdje sve ili neke tvrtke Transcom grupe mogu obraditi osobne podatke).

Popis primatelja podataka nalazi se u Dodatku koji sadrži identitet, kratak opis aktivnosti obrade i lokaciju relevantnih primatelja podataka.

2.     Prekogranični prijenosi podataka

Prenosimo Vaše Podatke o zaposleniku van zemlje u kojoj se nalazite. Neki primatelji vaših Podataka o zaposleniku nalaze se u drugoj zemlji za koju Europska komisija nije donijela odluku da ova zemlja osigura adekvatnu razinu zaštite podataka: takve uključuju SAD, Srbiju, Filipine, Tunis.

Neki primatelji koji se nalaze izvan Europskog gospodarskog područja („EGP“) certificirani su u okviru EU-U.S. Privacy Shield, a drugi se nalaze u zemljama za koje je Europska komisija donijela odluke o adekvatnosti (Andora, Argentina, Kanada (za neprofitne organizacije koje podliježu Zakonu o zaštiti osobnih podataka i elektroničkim dokumentima), Mađarska, Švicarska, Farski otoci, Guernsey, Izrael, otok Man, Jersey i Novi Zeland). U svakom slučaju, prijenos se priznaje kao pružanje odgovarajuće razine zaštite podataka iz perspektive europskog Zakona o zaštiti podataka (članak 45. OUZP-a).

Ulaskom u odgovarajuće sporazume o prijenosu podataka na temelju Standardnih ugovornih klauzula (2010/87 / EU i / ili 2004/915 / EZ), kako je navedeno u članku 46 (5) OUZP-a ili drugih adekvatnih sredstava koja su dostupna putem niže navedenih kontaktnih podataka, utvrdili smo da će svi ostali primatelji izvan EGP-a pružiti odgovarajuću razinu zaštite podataka o Podacima o zaposleniku i odgovarajuće tehničke i organizacijske sigurnosne mjere su postavljene kako bi zaštitili Podatke o zaposleniku od slučajne ili protuzakonite objave ili pristupa te protiv svih ostalih nezakonitih oblika obrade. Bilo koji daljnji prijenos (uključujući i naše podružnice izvan EGP-a) odliježe odgovarajućim zahtjevima za prijenosom prema zahtjevima važećeg zakona.

IV.    RAZDOBLJE ZADRŽAVANJA

Osobni podaci koji se obrađuju u dolje navedenu svrhu bit će pohranjeni samo u onoj mjeri u kojoj je to potrebno tijekom trajanja vašeg odnosa s tvrtkom Transcom tijekom prijelaznog razdoblja (npr. Za pružanje tekućih mirovina i drugih pogodnosti ili poštivanja Transcomovih obveza u vezi s zadržavanjem podataka u skladu s važećim zakonima) ili u svrhu dokazivanja ispravnog raskida radnog odnosa (npr. vezano za porezne vlasti, itd.) Ako je pokrenut pravosudni ili disciplinski postupak, Osobni se podaci mogu pohraniti do kraja takve radnje, uključujući moguća razdoblja za žalbu, a zatim će se izbrisati ili arhivirati kako je dopušteno primjenjivim zakonom.

Načelno ćemo zadržati vaše Osobne podatke koliko god je potrebno ili dopušteno važećim zakonom. Nakon toga uklonit ćemo vaše osobne podatke iz naših sustava i zapisnika i / ili poduzeti korake kako bismo ih pravilno anonimizirali tako da više ne možete biti indetificirani.

V.   VAŠA ZAKONSKA PRAVA

Pod uvjetima navedenim u primjenjivom zakonu (npr. OUZP), imate slijedeća prava:

  1. Pravo na pristup: Od nas imate pravo dobiti potvrdu o tome da li se Osobni podaci o vama obrađuju ili, gdje je to slučaj, zatražiti pristup Osobnim podacima. Informacije o pristupu uključuju, između ostalog, svrhe obrade, kategorije Osobnih podataka i primatelje ili kategorije primatelja kojima su ili će biti otkriveni Osobni podaci.

      Imate pravo dobiti kopiju osobnih podataka koji se obrađuju. Za dodatne kopije koje ste zatražili, možemo naplatiti razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova.

  1. Pravo na ispravljanje: Imate pravo dobiti od nas ispravku netočnih Osobnih podataka o Vama. Ovisno o namjeni obrade, imate pravo na popunjavanje nepotpunih Osobnih podataka, uključujući i dodatnu izjavu.
  2. Pravo na brisanje (pravo na biti zaboravljen): Imate pravo zatražiti nas da obrišemo Vaše Osobne podatke. Mi to moramo izvršiti.
  3. Pravo na ograničenje obrade: Imate pravo zatražiti ograničenje obrade Vaših Osobnih podataka. U tom će slučaju odgovarajući podaci biti označeni i mogu biti obrađeni samo od nas u određene svrhe
  4. Pravo na prijenos podataka: Imate pravo primiti Osobne podatke o vama koji ste nam dali u strukturiranom, uobičajenom, i u strojno čitljivom formatu i imate pravo prenositi te Osobne podatke drugom subjektu bez ometanja od naše strane.
  5. Pravo na prigovor: U bilo kojem trenutku imate pravo na prigovor, na osnovi Vaše posebne situacije, tijekom obrade Vaših Osobnih podataka s naše strane i od nas se može zahtijevati da više ne obrađujemo Vaše osobne podatke. Ako imate pravo prigovora i iskoristite ga, Vaši osobni podaci više neće biti obrađivani u takve svrhe od naše strane. Korištenje tog prava neće iziskivati nikakve troškove. Takvo pravo na prigovor možda ne postoji, osobito ako je obrada Vaših osobnih podataka neophodna za poduzimanje koraka prije sklapanja ugovora ili izvršenja već sklopljenog ugovora.

Napominjemo da gore navedena prava mogu biti ograničena prema važećem nacionalnom zakonu o zaštiti podataka.

U slučaju pritužbi, također imate pravo podnijeti žalbu nadležnom nadzornom tijelu, osobito u državi članici vašeg uobičajenog boravišta ili navodnog kršenja OUZP-a.

VI.    KONTAKTIRAJTE NAS

Ako želite ostvariti svoja prava ili imate bilo kakvih drugih pitanja vezanih uz ovu Obavijest, obratite se svom kontroloru (vidi odjeljak I. iznad) ili službeniku za zaštitu podataka koji možete kontaktirati na DPO@transcom.com

VII.    IZMJENE

Imajte na umu da će ova Obavijest biti izmijenjena u slučaju da je to neophodno kako bi se odrazile promjene u Transcomovom postupanju s vašim osobnim podacima. Bit ćete obaviješteni u odgovarajućem obliku o takvoj novoj verziji.

DODATAK

Primatelji podataka

Primatelji podataka

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

______________________________________________________________________

 

APPLICANT NOTICE ON DATA PROCESSING

This applicant notice on data processing (“Notice”) will provide you with information on our data processing activities with respect to individually identifiable information about applicants applying for positions at the Transcom group of companies.

  1. INFORMATION ON THE CONTROLLER

You can find the relevant contact details of Transcom entity identified in the vacancy for which you are applying here http://www.transcom.com/  (“Transcom” or “we”). Transcom is the data controller with respect to the data processing activities detailed in this Notice.

  1. YOUR PERSONAL DATA/PURPOSES AND LEGAL BASIS OF THE PROCESSING

We will process personal data about you collected during the application and job interview process from yourself, or authorized third parties (i.e., recruitment agencies).

  1. Categories of Personal Data

The personal data categories that we process are as follows ("Personal Data"):

  • Full name, gender, contact details (address, phone number, email address), place and date of birth;
  • Professional and educational experience;
  • Language skills;
  • Eligibility to work in the country you are applying; and
  • Any other information you provide in your CV, cover letter and/or the documents you provide with your application and/or in the job interview.

The provision of Personal Data is necessary for the decision whether an employment contract with you will be concluded (hiring decision). The provision of Personal Data by you is voluntary. However, if you do not provide your Personal Data, the application process may be delayed and/or we may reject your application.

  1. Processing Purposes

We process your Personal Data to the extent permitted or required under applicable law, for the following purposes. Furthermore, Transcom relies on the following legal grounds for the processing, of your Personal Data:

Please review and amend the list and categorization of the data as appropriate.

Processing Purposes

Legal basis

Determining your suitability for the position you are applying for as part of the application process.

  • The processing of your Personal Data is necessary to determine whether an employment contract will be entered into and is based on Art. 6 para. 1 lit. b) GDPR and the corresponding provisions in local data protection law relating to the (pre-)employment relationship.

Protect the legal interests of Transcom, in particular as required to defend against legal claims.

  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6(1)(f) GDPR) as indicated in the first column.

Complying with applicable laws and pre-employment-related requirements along with the administration of those requirements, such as  employment and immigration laws.

  • The processing is necessary for compliance with a legal obligation to which Transcom is subject (Art. 6(1) (c) GDPR).
  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6(1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Responding to and complying with requests and legal demands from regulators or other authorities in or outside of your home country.

  • The processing is necessary for compliance with a legal obligation to which Transcom is subject (Art. 6(1) (c) GDPR).
  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6(1) (f) GDPR) as indicated in the first column.
  1. DATA TRANSFERS AND RECIPIENTS
  1. Recipients

To other group companies: We may transfer your Personal Data to other parties, as permitted pursuant to Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR for the legitimate interests of Transcom (i.e. in light of our global structure to allow for global recruitment and to allow all relevant managers and recruiters which may be located at different Transcom group companies to review the application).

Third parties: Transcom and/or other Transcom group companies may also transfer your data to governmental agencies and regulators, courts, and government authorities, all in accordance with applicable law based on Art. 6 (1) (c) GDPR and to external advisors acting as controllers (e.g., lawyers, accountants, auditors etc.) based on Art. 6 (1) (f) GDPR.

Service providers (within and outside Transcom group): Transcom contracts with third party service providers or other Transcom group companies as part of its normal business operations to carry out certain human resources-related or IT-related tasks, global HR management (i.e.,  global recruitment, to provide secure global systems and networks as a service provider to the companies in Transcom group where all or some Transcom group companies can process Personal Data).

A list of data recipients can be found in the Annex containing the identity, short description of the processing activity and location of the relevant data recipients.

  1. Cross-Border Data Transfers

We transfer your Personal Data outside of the country you are located. Some recipients of your Personal Data are located in another country for which the European Commission has not issued a decision that this country ensures an adequate level of data protection, namely: such as the U.S., Serbia, the Philippines, Tunisia.

Some recipients located outside of the European Economic Area (“EEA”) are certified under the EU-U.S. Privacy Shield and others are located in countries for which the European Commission has issued adequacy decisions (which may include Andorra, Argentina, Canada (for non-public organizations subject to the Canadian Personal Information Protection and Electronic Documents Act), Switzerland, Faeroe Islands, Guernsey, Israel, Isle of Man, Jersey, Uruguay, and New Zealand). In each case, the transfer is thereby recognized as providing an adequate level of data protection from a European data protection law perspective (Art. 45 GDPR).

By way of entering into appropriate data transfer agreements based on Standard Contractual Clauses (2010/87/EU and/or 2004/915/EC) as referred to in Art. 46 (5) GDPR or other adequate means, which are accessible via the below contact details, we have established that all other recipients located outside the EEA will provide an adequate level of data protection for the Personal Data and that appropriate technical and organizational security measures are in place to protect Personal Data against accidental or unlawful destruction, accidental loss or alteration, unauthorized disclosure or access, and against all other unlawful forms of processing. Any onward transfer (including our affiliates outside the EEA) is subject to appropriate onward transfer requirements as required by applicable law.

  1. RETENTION PERIODS

Personal Data processed for the purposes hereunder will be stored only to the extent necessary during application process and a following reasonable period (taking into account statutory limitation periods) as required or permitted under applicable law (e.g., as necessary to defend against claims in relation to the application process, or to comply with Transcom's obligations regarding data retention as established in the applicable laws). If a judicial or disciplinary action is initiated, the Personal Data may be stored until the end of such action, including any potential periods for appeal, and will then be deleted or archived as permitted by applicable law.

In principle we will retain your Personal Data as long as required or permitted by applicable law. Afterwards, we will remove your Personal Data from our systems and records and/or take steps to properly anonymize it so that you can no longer be identified from it.

  1. YOUR STATUTORY RIGHTS

Under the conditions set out under applicable law, (e.g., GDPR), you have the following rights:

  1. Right of access: You have the right to obtain from us confirmation as to whether or not Personal Data concerning you is being processed, and, where that is the case, to request access to the Personal Data. The access information includes – inter alia – the purposes of the processing, the categories of Personal Data concerned, and the recipients or categories of recipients to whom the Personal Data have been or will be disclosed.

You have the right to obtain a copy of the Personal Data undergoing processing. For additional copies requested by you, we may charge a reasonable fee based on administrative costs.

  1. Right to rectification: You have the right to obtain from us the rectification of inaccurate Personal Data concerning you. Depending on the purposes of the processing, you have the right to have incomplete Personal Data completed, including by means of providing a supplementary statement.
  2. Right to erasure (right to be forgotten): You have the right to ask us to erase your Personal Data, in which case we have to comply.
  3. Right to restriction of processing: You have the right to request the restriction of processing your Personal Data. In this case, the respective data will be marked and may only be processed by us for certain purposes.
  4. Right to data portability: You have the right to receive the Personal Data concerning you which you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and you have the right to transmit those Personal Data to another entity without hindrance from us.
  5. Right to object: You have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to the processing of your Personal Data by us and we can be required to no longer process your Personal Data. If you have a right to object and you exercise this right, your Personal Data will no longer be processed for such purposes by us. Exercising this right will not incur any costs.
    Such a right to object may not exist, in particular, if the processing of your Personal Data is necessary to take steps prior to entering into a contract or to perform a contract already concluded.

Please note that the aforementioned rights might be limited under the applicable national data protection law.

In case of complaints you also have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence or alleged infringement of the GDPR.

  1. CONTACT US

If you wish to exercise your data subject rights or if you have any other questions concerning this Notice, please address your request to the controller (see Section I. above) or the data protection officer, who can be contacted at DPO@transcom.com

  1. CHANGES

Please note that this Notice will be amended in case such is necessary to reflect changes in Transcom's handling of your Personal Data. You will be informed in an appropriate form about such a new version.

ANNEX

Data Recipients

Data recipients